اسٹاف کے اکاؤنٹ اور کس کو کیا نظر آئے

6 منٹ کا مطالعہ  ·  اپ ڈیٹ اکتوبر 2026

نئی خصوصیات اور فرضی ڈیٹا والی تصاویر کے لیے تازہ انگریزی گائیڈ بھی دیکھیں۔

مالکان سب سے عام غلطی یہ کرتے ہیں کہ وارڈن کو اپنا ہی پاس ورڈ دے دیتے ہیں۔ یہ اُس دن تک ٹھیک چلتا ہے جس دن نہیں چلتا، اور پھر نہ آپ بتا سکتے ہیں کہ کون سی ادائیگی کس نے درج کی، اور نہ کسی کی رسائی ختم کر سکتے ہیں بغیر اس کے کہ خود بھی باہر ہو جائیں۔ اسٹاف لاگ ان دونوں مسئلے حل کر دیتے ہیں۔

اسٹاف شامل کرنا

اپنے اکاؤنٹ کے مینو میں Hostel Staff۔ نام، فون اور ای میل لکھیں، ایک کردار چنیں، اور انہیں اپنا لاگ ان مل جاتا ہے۔ انہیں صرف وہی ہاسٹل نظر آتا ہے جس میں آپ نے انہیں شامل کیا۔

کردار صرف ایک شروعاتی نقطہ ہے۔ اصل میں کون کیا کھول سکتا ہے، یہ اُن اجازتوں سے طے ہوتا ہے جو آپ اس کے لیے مقرر کرتے ہیں۔

اجازتیں مقرر کرنا

اجازتیں حصے کے حساب سے دی جاتی ہیں: رہائشی، بکنگ، ادائیگیاں، اخراجات، کمرے، میس، ریویو، اسٹاف، رپورٹیں اور باقی سب۔ ہر حصے کے لیے آپ چنتے ہیں کہ وہ شخص کیا کر سکتا ہے:

• دیکھنا۔ وہ دیکھ سکتا ہے، بدل کچھ نہیں سکتا۔
• بنانا۔ وہ نیا اندراج کر سکتا ہے۔
• ترمیم۔ وہ موجودہ اندراج بدل سکتا ہے۔
• حذف کرنا۔ وہ اندراج ہٹا سکتا ہے۔ یہ اجازت تقریباً کسی کو نہ دیں۔

جس چیز کے بنانے یا بدلنے کی اجازت آپ دیتے ہیں، ظاہر ہے وہ اسے دیکھ بھی سکتا ہے، اس لیے دونوں پر الگ نشان لگانے کی ضرورت کبھی نہیں پڑتی۔

اسٹاف کے سائیڈ بار میں صرف وہی صفحے آتے ہیں جو آپ نے انہیں دیے ہیں۔ جسے Dashboard کی اجازت نہیں، وہ ہاسٹل کھولے تو اُس پہلے صفحے پر پہنچتا ہے جو اس کے پاس ہے، انکوائریاں سنبھالنے والے کے لیے Leads کا صفحہ، نہ کہ ایسا ڈیش بورڈ جو وہ پڑھ ہی نہیں سکتا۔

جو صرف انکوائریاں سنبھالتا ہے

اجازتوں میں Leads کے گروپ میں Leads صفحے کے ہر ٹیب کی ایک قطار ہے: Visits، Reservations، Customers nearby اور Facebook leads، اور پھر Lead Tracker۔ Quick set میں Leads only ان سب پر View، Create اور Edit لگا دیتا ہے اور کچھ نہیں۔ بعد میں چاہیں تو کوئی ایک نشان بدل لیں۔

• View سے وہ ٹیب اور اس کی انکوائریاں دیکھ سکتا ہے۔
• Edit سے وہ انکوائریوں پر کام کر سکتا ہے: رابطہ کھولنا (اس میں آپ کے مفت انلاک خرچ ہوتے ہیں)، نتیجہ درج کرنا، وزٹ کا وقت بدلنا یا آنا درج کرنا، ریزرویشن رد کرنا، فیس بک کے کمنٹس اور پیغامات کا جواب دینا، اور انکوائری اپنی دوسری برانچوں کے ساتھ شیئر کرنا، اور جو انکوائری کسی دوسری برانچ نے ان کی برانچ کے ساتھ شیئر کی اس کا نتیجہ (حیثیت) لکھنا۔
• انکوائری کو رہائشی بنانا Leads میں شامل نہیں۔ رجسٹر کرنے کے لیے Residents (Create یا Edit)، کمرہ دینے کے لیے Bookings (Create)، اور ریزرویشن کنفرم کرنے یا اس کی بکنگ کھولنے کے لیے Bookings (Edit) چاہیے۔ ان کے بغیر کارڈ بتاتا ہے کہ انکوائری تیار ہے، اور اگلا قدم کوئی اور اٹھاتا ہے۔

پہلے Reservations کے لیے Bookings کی اجازت چاہیے تھی، جس سے ہر رہائشی کی بکنگ بھی کھل جاتی تھی، اور Customers nearby اور Facebook، Visits کے ساتھ چلتے تھے۔ جن اسٹاف کے پاس یہ تھیں، ان کے ٹیب وہی رہے۔

تین عام ترتیبیں

تین اجازتیں جن پر سوچنا چاہیے

• برآمد کرنا۔ کیا وہ آپ کے رہائشیوں اور ادائیگیوں کی فہرست فائل کی صورت میں ڈاؤن لوڈ کر سکتا ہے۔ جو فائل عمارت سے باہر چلی جائے، وہ پھر آپ کے قابو میں نہیں رہتی۔
• درآمد کرنا۔ رہائشیوں کو اکٹھا شامل کرنا۔ ایک بار کام آتا ہے، اس کے بعد شاذ و نادر۔
• سارا ڈیٹا دیکھنا۔ کیا اسے وہ اندراج بھی نظر آئیں جو دوسرے اسٹاف نے کیے، یا صرف اپنے۔ اسے بند رکھنا دو برانچ مینیجرز کو ایک دوسرے کے کام سے دور رکھنے کا آسان طریقہ ہے۔

اسٹاف کے لیے اطلاعات

جس حصے کو آپ کا اسٹاف کھول سکتا ہے، اس میں کچھ نیا آئے تو انہیں بھی اسی وقت بتایا جاتا ہے جب آپ کو۔ نیا وزٹ اُس وارڈن تک پہنچتا ہے جو مہمان سے ملے گا، اور رہائشی کی بھیجی ہوئی ادائیگی اُس تک جو ادائیگیاں کنفرم کرتا ہے۔ جو حصہ آپ نے کسی کو نہیں دیا، اس کے بارے میں اسے کچھ نہیں بتایا جاتا۔

باقی حصے بھی ایسے ہی چلتے ہیں: اخراجات اور یوٹیلیٹی بل، حاضری، رہائشیوں کو ای میلز اور بھرتی، ہر ایک اُنہی اسٹاف کو بتاتا ہے جو اسے کھول سکتے ہیں۔ آپ کی کسی دوسری برانچ سے بھیجی گئی انکوائری اُن تک پہنچتی ہے جو وہ ٹیب کھول سکتے ہیں جس پر وہ آتی ہے۔

اطلاعات کہاں پہنچتی ہیں

• گھنٹی میں، ان کے اپنے ڈیش بورڈ پر، اوپر والی ہر چیز۔
• ان کے موبائل یا براؤزر پر، اگر انہوں نے اُس ڈیوائس پر نوٹیفکیشن کی اجازت دی ہو۔ ریسپشن کے مشترکہ کمپیوٹر پر لاگ آؤٹ کرنے سے اُس براؤزر پر ان کی اطلاعات آنا بند ہو جاتی ہیں، اور جو اگلا شخص لاگ ان کرے اسے اپنی اطلاعات ملتی ہیں۔
• ای میل پر، اُن چیزوں کے لیے جن پر کچھ کرنا ہے: نیا وزٹ، ریزرویشن یا گاہک کی اپنی بکنگ، رہائشی کی درخواست، کنفرم کرنے والی ادائیگی، نیا رجسٹریشن، سپورٹ ٹکٹ، شکایت، اور نئی انکوائری کا پہلا پیغام۔ وہ اپنی پروفائل سے یہ ای میلز اپنے لیے بند کر سکتے ہیں، گھنٹی اور موبائل والی اطلاعات چلتی رہتی ہیں۔
• واٹس ایپ اطلاعات صرف آپ کو، یعنی مالک کو جاتی ہیں، اسٹاف کو نہیں۔

آپ کی طرح، اسٹاف کو وزٹ اور ریزرویشن کی جو ای میل جاتی ہے اس میں مہمان کا فون نمبر یا ای میل ایڈریس کبھی نہیں ہوتا۔ خود رجسٹر ہونے والے کی ای میل میں اسٹاف کو صرف نام ملتا ہے اور فون نمبر ڈیش بورڈ پر رہتا ہے، ان کے لاگ ان کے پیچھے، کیونکہ کوئی چھوڑ کر جائے تو ای میل واپس نہیں لی جا سکتی۔

کسی ایک شخص کی اطلاعات بند کرنا

اسٹاف والے صفحے پر اس شخص کے سامنے Edit دبائیں اور Send them alerts بند کر دیں۔ اس کی رسائی ویسی ہی رہتی ہے، بس اسے بتایا جانا بند ہو جاتا ہے۔ یہ اُس شخص کے لیے ہے جو ہفتے میں ایک بار دیکھتا ہے، جیسے حساب کتاب والا، بجائے اس کے کہ آپ اس سے وہ حصہ ہی لے لیں جس کی اسے ضرورت ہے۔ اسٹاف والے صفحے پر اس کے نام کے ساتھ Alerts off لکھا آتا ہے۔

• یہ سوئچ اُن سب برانچوں پر لگتا ہے جہاں وہ کام کرتا ہے، اور جو برانچ بعد میں دیں وہ بھی ویسے ہی شروع ہوتی ہے۔
• بند کا مطلب ہے اس ہاسٹل کی کوئی اطلاع نہیں: نہ گھنٹی میں، نہ موبائل پر، نہ ای میل پر۔ جو چیز خاص اسی کے بارے میں ہو وہ پھر بھی آتی ہے: اس کی درج کی ہوئی ادائیگی منظور یا رد ہونا، اگر آپ نے اسے منظوری دینے والا بنایا ہے تو اس کی منتظر ادائیگیاں، اور اس کے اپنے لاگ ان اور سیکیورٹی کے پیغام۔
• Lead Tracker (یہ باب ابھی انگریزی میں ہے) اپنے اصول پر چلتا ہے: لیڈز اُن لوگوں تک جاتی ہیں جو اُس برانچ کی لیڈز پر کام کرتے ہیں، اور جو لیڈ کسی کے ذمے لگی ہو وہ اسی تک۔ انہیں روکنا ہو تو اس شخص سے Lead Tracker کی رسائی ہٹا دیں۔
• یہ سوئچ صرف آپ بدل سکتے ہیں۔ کوئی اسٹاف اپنی یا کسی اور کی اطلاعات دوبارہ چالو نہیں کر سکتا۔

کس نے کیا کیا

ہر اندراج پر لکھا ہوتا ہے کہ اسے کس نے بنایا اور آخری بار کس نے بدلا۔ یہ بے اعتباری کی بات نہیں۔ یہ اس لیے ہے کہ سوال ہو تو بغیر جھگڑے کے بتایا جا سکے کہ یہ ادائیگی کس نے لی، اور جس نے کام کیا ہے اسے اس کا کریڈٹ ملے۔

جب کوئی چھوڑ کر جائے

اسی دن اسٹاف والے صفحے سے اس کی رسائی ختم کر دیں۔ اس نے جو کچھ درج کیا تھا وہ بالکل اپنی جگہ رہتا ہے: آپ لاگ ان ہٹا رہے ہیں، ریکارڈ نہیں۔ اگر اس کے پاس ہاسٹل کا فون یا کوئی مشترکہ ڈیوائس تھی تو اس سے بھی لاگ آؤٹ کر دیں۔

لاگ ان بند کرنے یا ہٹانے سے اس کی اطلاعات بھی فوراً بند ہو جاتی ہیں، موبائل اور براؤزر پر بھی۔ کسی کو ایک برانچ سے ہٹائیں تو اُس برانچ کی اطلاعات بند ہو جاتی ہیں، اور اس کی پرانی اطلاعات بھی اس کی گھنٹی سے ہٹ جاتی ہیں۔

کتنے اسٹاف رکھے جا سکتے ہیں

مفت پلان پر دو اسٹاف لاگ ان ملتے ہیں؛ Basic پر 5، Standard پر 10، اور Premium پر کوئی حد نہیں۔ اگر آپ کو اس سے زیادہ چاہئیں تو عام طور پر یہ اس بات کا سیدھا اشارہ ہے کہ ہاسٹل اپنے پلان سے آگے نکل چکا ہے۔

کئی برانچیں

اسٹاف ہر ہاسٹل کے لیے الگ شامل ہوتا ہے، اس لیے آپ کی دوسری برانچ کا وارڈن پہلی کو نہیں دیکھ سکتا۔ اگر کوئی واقعی دونوں میں کام کرتا ہے تو اسے دونوں میں شامل کریں۔ یہ جان بوجھ کر ایسا ہے، تاکہ دو ہاسٹلوں تک رسائی ہمیشہ وہی ہو جو آپ نے قصداً دی ہو۔

جو دو برانچوں میں کام کرتا ہے اسے دونوں کی اطلاعات ملتی ہیں، اور ہر اطلاع پر اس ہاسٹل کا نام لکھا ہوتا ہے۔ کوئی اطلاع کھولیں تو وہ اسی برانچ میں لے جاتی ہے جس کے بارے میں ہے۔

انکوائریاں پھر بھی دوسری برانچوں تک جا سکتی ہیں: جو کسی قسم کی انکوائری پر کام کر سکتا ہے، وہ اسے آپ کی دوسری برانچوں کے ساتھ شیئر کر سکتا ہے، چاہے وہ وہاں کا اسٹاف نہ ہو، اور اُن برانچوں کے لوگوں کو بتایا جاتا ہے۔ انکوائری اس کی اپنی برانچ میں بھی رہتی ہے۔ وہ دوسری برانچیں تب تک نہیں کھول سکتا جب تک آپ نے اسے وہاں شامل نہ کیا ہو۔

اپنے اسٹاف سے بات

ہر صفحے کے اوپر Chat کے بٹن سے کھلنے والے پینل میں My Staff، اور Chat ← Customer Chat میں Staff کے ٹیب، سے آپ کسی بھی برانچ کے کسی بھی اسٹاف ممبر کو، اکیلے یا اپنے بنائے ہوئے گروپوں میں، پیغام بھیج سکتے ہیں، دیکھ سکتے ہیں کون ابھی فعال ہے، اور انہیں انکوائری، وصول کرنے والی ادائیگی، رہائشی یا شکایت دے سکتے ہیں۔ یہ صرف آپ اور Houstel.pk ٹیم کے پاس ہیں؛ اسٹاف اپنی اطلاع سے جواب دیتا ہے، اور جو آپ نے دیا اسے صرف وہیں کھول سکتا ہے جہاں اس کی اپنی اجازتیں ہوں۔ دیکھیں Staff chat۔

مثالی اسکرینیں

عام سوالات