گائیڈ کے تمام ابواب
یہاں سے شروع کریں
روزمرہ کے کام
سیٹیں بھرنا
آپ کا عملہ اور رہائشی
مدد
بقایا جات، لیٹ کرایہ اور یاد دہانیاں
کرایہ کب واجب ہوتا ہے اور کتنی تاخیر برداشت کرنی ہے، یہ ہاسٹل خود طے کرتا ہے۔ ایک بار یہ سیٹ کر دیں تو نظام آپ کی طرف سے خاموشی سے یاد دہانی کرتا رہتا ہے، اور آپ کو مہینے میں بیس بار وہی فون نہیں کرنا پڑتا۔
نئی خصوصیات اور فرضی ڈیٹا والی تصاویر کے لیے تازہ انگریزی گائیڈ بھی دیکھیں۔
کرائے کے پیچھے پڑنا ہاسٹل چلانے کا سب سے ناخوشگوار حصہ ہے، اور وہی حصہ ہے جو اکثر اُس وقت تک یاد نہیں آتا جب تک مسئلہ نہ بن جائے۔ دو سیٹنگز اور ایک اسکرین اسے ہر مہینے پانچ منٹ کے کام میں بدل دیتی ہیں۔
اپنے اصول ایک بار طے کر لیں
اپنے اکاؤنٹ کے مینو میں Billing Settings کھولیں۔ تین سیٹنگز ہیں، اور اس کے بعد آپ انہیں دوبارہ چھوئیں گے بھی نہیں۔
| سیٹنگ | یہ کیا کرتی ہے | عام انتخاب |
|---|---|---|
| واجب تاریخ | مہینے کا وہ دن جب کرایہ متوقع ہوتا ہے۔ | 1 یا 5 تاریخ |
| مہلت | کسی کو لیٹ شمار کرنے سے پہلے آپ کتنے دن کی تاخیر برداشت کریں گے۔ | 3 سے 5 دن |
| بلنگ سائیکل | رہائشی کا مہینہ کیلنڈر کے ساتھ چلے گا یا اس کی اپنی آنے کی تاریخ سے۔ | کیلنڈر مہینہ |
اگر واجب تاریخ 5 اور مہلت 3 دن ہو تو جس نے 8 تاریخ تک نہ دیا وہ Pending Payments کی فہرست میں Late دکھتا ہے۔ 8 سے پہلے وہ صرف ابھی تک ادا نہ کرنے والا ہے، جو الگ بات ہے اور اسے قرض کی طرح نہیں لینا چاہیے۔
کیلنڈر مہینہ یا آنے کی تاریخ
اس پر ایک بار ٹھیک سے سوچ لینا فائدہ مند ہے۔
- کیلنڈر مہینہ۔ سب کا بل 1 تاریخ سے مہینے کے آخر تک بنتا ہے، چاہے وہ کبھی بھی آیا ہو۔ جو 20 تاریخ کو آئے وہ آدھے مہینے کا دیتا ہے اور اس کے بعد باقی سب کے ساتھ چلنے لگتا ہے۔ چلانے میں سب سے آسان، اور زیادہ تر ہاسٹل یہی رکھتے ہیں۔
- آنے کی تاریخ سے۔ جو 15 تاریخ کو آیا اس کا بل ہر مہینے 15 سے 14 تک بنتا ہے۔ بیچ مہینے آنے والے کے لیے زیادہ منصفانہ ہے، مگر اس کا مطلب ہے کہ کرایہ تیس مختلف دنوں میں آئے گا۔
آپ ہاسٹل کے لیے ایک طریقہ طے کرتے ہیں، اور کسی ایک رہائشی کو دوسرے پر بھی رکھ سکتے ہیں۔ بعد میں پورے ہاسٹل کا طریقہ بدلا جا سکتا ہے، اور تبدیلی کی تاریخ کے ساتھ ریکارڈ ہوتی ہے، تاکہ پرانے مہینوں پر وہی اصول لاگو رہے جس کے تحت ان کا بل بنا تھا۔
کس نے ابھی دینا ہے: Pending Payments
Payments ← Pending Payments ہی وہ واحد فہرست ہے جو آپ کو پیچھے پڑنے کے لیے چاہیے۔ اس میں ہر وہ مہینہ گنا جاتا ہے جو رہائشی نے پورا ادا نہیں کیا (کرایہ، میس، بجلی اور ہر ماہانہ چارج)، ساتھ میں باقی سیکیورٹی اور داخلہ فیس، آپ کے درج کیے ہوئے پرانے بقایا جات، اور غیر ادا شدہ اضافی چارجز۔ جو رہائشی جا چکے ہیں وہ اُس وقت تک شامل نہیں ہوتے جب تک آپ Count them نہ دبائیں۔
اوپر کے ٹیب یہی رقم تین طرح دکھاتے ہیں:
| ٹیب | کیا دکھاتا ہے | کس کام کے لیے |
|---|---|---|
| By month | ہر مہینے میں کتنا باقی ہے، بالکل نہ دیا ہوا اور جزوی دیا ہوا۔ کسی مہینے کو دبائیں تو دکھتا ہے کس نے اس کا دینا ہے۔ | یہ دیکھنا کہ پیسہ کہاں رکا ہوا ہے |
| By resident | جس جس نے دینا ہے، سب سے زیادہ لیٹ پہلے: کتنے دن لیٹ، آخری ادائیگی کب کی، اور کس چیز کا دینا ہے۔ | مہینے کی وصولی، اور اسپریڈشیٹ ڈاؤن لوڈ |
| Day wise | کس کی ادائیگی ایک دن واجب ہے، پھر اُس مہینے کے پچھلے ہر دن کس کی واجب تھی اور ابھی باقی ہے۔ | روزانہ کا چکر |
By month اور By resident پر ٹیبوں کے نیچے والی قطار مہینے چنتی ہے: All months، This month، Last 3 months وغیرہ۔ کسی اور مدت کے لیے Pick months دبا کر From اور To چنیں۔ بڑی رقم اُن مہینوں کا کل ہے؛ اس کے ساتھ (i) بتاتا ہے کہ کیا گنا گیا ہے۔
جس کا بل اس کی آنے کی تاریخ سے بنتا ہے، وہ صرف اس لیے 8 تاریخ کو لیٹ نہیں ہو جاتا کہ باقی رہائشی لیٹ ہیں۔ ہر ایک کو اسی تاریخ پر ناپا جاتا ہے جو اس پر لاگو ہوتی ہے، اور اسی لیے اس فہرست پر بھروسہ کیا جا سکتا ہے۔
Day wise: آج کس نے دینا ہے
جب بل آنے کی تاریخ سے بنتے ہیں تو کرایہ مہینے کے مختلف دنوں میں واجب ہوتا ہے، اور مہینے وار فہرست میں یہ چھپ جاتا ہے کہ آج کسی کا دن ہے۔ Day wise آج کے دن پر کھلتا ہے۔
- پہلے Due today: ہر وہ رہائشی جس کا بل، سیکیورٹی یا کوئی اور چارج آج واجب ہے اور پورا ادا نہیں ہوا۔
- پھر مہینے کا ہر پچھلا دن، 1 تاریخ تک، تازہ پہلے، ساتھ لکھا ہوتا ہے کہ کتنے دن پہلے۔ جس کی 3 تاریخ کو واجب تھی اور ابھی نہیں دیا، وہ 3 تاریخ کے نیچے ہی رہتا ہے۔
- دن بدلنے کے لیے تیر دبائیں، یا دن پر دبا کر کیلنڈر سے چنیں۔ اس مہینے کے آخر تک آگے دیکھ سکتے ہیں؛ اگلے مہینے کے بل ابھی نہیں بنے۔ Today واپس آج پر لے آتا ہے۔
- ہر قطار میں وہی رقم ہے جو اُس دن واجب ہوئی۔ اگر رہائشی کا کل بقایا اس سے زیادہ ہے تو قطار میں "in all" کے ساتھ کل رقم بھی لکھی ہوتی ہے۔
- پرانی رقم دن کی فہرست میں نہیں۔ نیچے ایک سطر بتاتی ہے کہ 1 تاریخ سے پہلے کتنی رقم واجب ہوئی، اور وہ ہر مہینے کے ساتھ By resident کھولتی ہے۔
کسی قطار کو دبائیں تو اُس رہائشی کا سارا بقایا مہینے وار دکھتا ہے، ساتھ Remind اور Collect۔ نام دبائیں تو اُس کا ادائیگیوں کا صفحہ کھلتا ہے۔ Remind انگریزی یا اردو پوچھتا ہے اور WhatsApp لکھی ہوئی یاد دہانی کے ساتھ کھول دیتا ہے؛ جب تک آپ وہاں بھیجیں نہیں، کچھ نہیں جاتا۔ جس رہائشی کا فون نمبر درج نہیں اسے اس طرح یاد نہیں دلایا جا سکتا، اور بٹن یہی بتاتا ہے۔
فہرست لے کر کمروں میں جائیں
Pending Payments کے اوپر Download وہ فہرست بناتا ہے جو آپ چھاپ کر یا فون پر رکھ کر کمرے کمرے جا سکیں۔ دن اور ترتیب چنیں؛ محفوظ کرنے سے پہلے پیش منظر میں صفحات دکھ جاتے ہیں۔
- Due in: Today، Last 7 days، Last 30 days، 1st to today، Everything owed یا Pick dates۔ اس میں وہ رقم آتی ہے جو اُن دنوں میں واجب ہوئی اور ابھی ادا نہیں ہوئی۔ یہ اُنہی دنوں پر کھلتا ہے جو Day wise میں دکھ رہے ہیں۔
- Room wise منزل وار اور کمرہ وار چلتا ہے، ہر منزل کے کل کے ساتھ۔ Day wise اسکرین کی طرح ہر وہ دن دکھاتا ہے جب رقم واجب ہوئی، ہر نام کے ساتھ کمرہ۔
- ہر قطار میں کمرہ، رہائشی، آخری ادائیگی کب کی، کیا واجب ہوا، رقم، کل بقایا، اور ایک خالی Collected خانہ ہوتا ہے جس میں آپ وصول شدہ رقم لکھ سکیں۔
- Print یا Download PDF۔ اس پر فون نمبر نہیں ہوتے۔ جا چکے رہائشی صرف تب ہوتے ہیں جب آپ نے Count them دبایا ہو، اور اُن کا حصہ الگ ہوتا ہے۔
- کاغذ خود نہیں بدلتا۔ ہر صفحے پر لکھا ہوتا ہے کہ کب بنا۔ جو وصول کریں بعد میں Houstel میں درج کریں، تاکہ اگلی فہرست اور رہائشیوں کی رسیدیں درست رہیں۔
اس پر کام کرنے میں چند منٹ لگتے ہیں:
- ہر صبح Day wise کھولیں اور جن کی آج واجب ہے انہیں یاد دلائیں، یا Room wise فہرست ڈاؤن لوڈ کر کے کمروں میں جائیں۔
- مہینے میں ایک بار By resident کھولیں، مہلت ختم ہونے کے ایک دو دن بعد، اور سب سے بڑی اور سب سے پرانی رقم پہلے دیکھیں۔ تین مہینے پیچھے چلتا ہوا رہائشی اُس سے بالکل الگ معاملہ ہے جو چار دن لیٹ ہے۔
- جزوی ادائیگیاں جیسے آئیں درج کرتے جائیں۔ 10,000 میں سے 3,000 دینے والا فہرست سے نکلنے کے بجائے نیچے چلا جاتا ہے، اور یہی درست ہے۔
خودکار یاد دہانیاں
پیڈ پلان پر آپ خود فون کرنے کے بجائے یاد دہانیاں بھجوا سکتے ہیں۔ انہیں Billing Settings میں آن کریں اور چنیں کہ واجب تاریخ سے کتنے دن پہلے یا بعد جائیں۔
یہ آپ کے رہائشیوں کو آپ کے ہاسٹل کے نام سے، آپ کے لوگو کے ساتھ جاتی ہیں، اس لیے یہ آپ کی طرف سے آئی ہوئی لگتی ہیں۔ یہی وجہ ہے کہ یہ اُس وقت تک بند رہتی ہیں جب تک آپ خود آن نہ کریں، اور آپ کا پلان ختم ہو جائے تو رک جاتی ہیں۔ ختم شدہ اکاؤنٹ پر ہاسٹل کو اپنے رہائشیوں کو پیغام بھیجتے نہیں رہنا چاہیے۔
یاد دہانیاں کارآمد رکھنے کے لیے
- ایک واجب تاریخ سے پہلے، ایک بعد میں۔ ہفتے میں تین یاد دہانیاں لوگوں کو سب نظرانداز کرنا سکھا دیتی ہیں۔
- دیکھ لیں کہ رہائشیوں کے فون نمبر واقعی درست ہیں، ورنہ یاد دہانی کہیں نہیں پہنچتی۔
- جس رہائشی سے آپ پہلے ہی بات کر رہے ہیں، اسے یاد دہانی نہ بھیجیں۔ ایسا لگتا ہے جیسے کوئی دھیان ہی نہیں دے رہا۔
پے لنک: لاگ اِن کے بغیر ادائیگی
جس یاد دہانی یا ماہانہ گوشوارے میں کچھ واجب ہو، اس میں اب Pay now کا بٹن ہوتا ہے۔ یہ رہائشی کا اپنا ادائیگی کا صفحہ لاگ اِن کے بغیر کھولتا ہے: مہینہ وار واجب رقم، آپ کے وہ اکاؤنٹ جن پر Show to residents آن ہے (Copy اور QR کوڈ کے ساتھ)، Another bank or wallet اگر رقم کسی ایسے بینک یا والٹ میں بھیجی ہو جو آپ نے نہیں دکھایا (رہائشی صرف بینک کا نام چنتا ہے، کسی اکاؤنٹ کی تفصیل نہیں دیکھتا)، ادائیگی کا اسکرین شاٹ یا ٹرانزیکشن آئی ڈی، مہینہ اور رقم۔
بھیجنے سے ادائیگی درج نہیں ہوتی۔ یہ اس رہائشی کے ادائیگیوں کے صفحے پر Payments to confirm میں آتی ہے اور آپ کو اطلاع ملتی ہے۔ پہلے دیکھیں کہ رقم اکاؤنٹ میں آ گئی ہے، پھر Review & record کریں، یا وجہ لکھ کر Decline کریں۔
جن رہائشیوں کی ای میل نہیں، انہیں یاد دہانی کی ای میل نہیں جاتی، اس لیے لنک خود بھیجیں: ان کے ادائیگیوں کے صفحے پر Add Payment کے ساتھ ⋮ دبائیں، پھر Send pay link اور Send on WhatsApp۔
استقبالیہ کے لیے QR کوڈ: Payments → QR code سے پوسٹر پرنٹ کریں یا PDF/PNG ڈاؤن لوڈ کریں۔ رہائشی اسے اسکین کر کے یا تو لاگ اِن کرتا ہے (Google، WhatsApp یا ای میل)، یا اپنا شناختی کارڈ نمبر (CNIC) لکھتا ہے۔ اگر CNIC اس برانچ میں رہنے والے کسی رہائشی کا ہو تو اس کا اپنا ادائیگی کا صفحہ کھل جاتا ہے، جو تین گھنٹے چلتا ہے۔ CNIC اس کے ریکارڈ میں ہونا ضروری ہے۔ CNIC پاس ورڈ نہیں، اس لیے ہر ادائیگی آپ کی تصدیق کا انتظار کرتی ہے اور رہائشی کو اطلاع جاتی ہے۔ پوسٹر بند کرنا یا نیا کوڈ بنانا صرف مالک کا کام ہے۔
بھیجی گئی تمام ادائیگیاں Payments → Payment Requests میں آتی ہیں، جہاں سے آپ انہیں درج (Record) یا مسترد (Decline) کر سکتے ہیں۔
- لنک ذاتی ہے۔ جس کے پاس ہو وہ اس رہائشی کی واجب رقم اور رہائشیوں کے لیے آپ کے اکاؤنٹ دیکھ سکتا ہے اور تصدیق کے لیے ادائیگی بھیج سکتا ہے؛ نہ لاگ اِن کر سکتا ہے، نہ کچھ بدل سکتا ہے۔
- لنک 30 دن چلتا ہے اور قیام ختم ہوتے ہی بند ہو جاتا ہے۔
- کئی مہینوں کی ایک ادائیگی پرانے مہینے سے شروع ہو کر ہر مہینے کا الگ اندراج بنتی ہے۔ ہر مہینہ الگ درج کریں۔
- اگر وہی ٹرانزیکشن آئی ڈی یا بالکل وہی اسکرین شاٹ پہلے بھیجا جا چکا ہو تو اندراج پر لکھا آتا ہے۔ درج کرنے سے پہلے اپنی بینک اسٹیٹمنٹ دیکھ لیں۔
- سیکیورٹی، داخلہ فیس، اضافی چارجز اور روزانہ بلنگ والے قیام اب بھی کاؤنٹر پر ادا ہوتے ہیں۔
تفصیل اور مثالی اسکرینوں کے لیے انگریزی گائیڈ کا یہ حصہ دیکھیں۔
ماہانہ گوشوارے
آپ ہر رہائشی کو ماہانہ گوشوارہ بھی بھیج سکتے ہیں: اس کا بل کتنا بنا، اس نے کتنا دیا، اور کتنا باقی ہے۔ اس سے بلنگ کے زیادہ تر جھگڑے شروع ہونے سے پہلے ہی ختم ہو جاتے ہیں، کیونکہ رہائشی کو ہندسے ہر مہینے ملتے رہے ہیں، مسئلہ بننے پر پہلی بار نہیں۔
جب کوئی واقعی نہ دے رہا ہو
ڈیش بورڈ یہ آپ کے لیے حل نہیں کر سکتا، مگر دو چیزیں دیتا ہے جو کام آتی ہیں: ہر ادائیگی اور ہر چھوٹے ہوئے مہینے کا تاریخ وار ریکارڈ، اور وہ رسیدیں جو رہائشی خود اپنے اکاؤنٹ میں پہلے سے دیکھ چکا ہے۔ مشکل گفتگو میں یہ دونوں چیزیں ایک کاپی اور یادداشت سے کہیں زیادہ کام آتی ہیں۔
اگر قیام ختم ہو رہا ہو تو سیکیورٹی کا معاملہ زبانی طے کرنے کے بجائے چیک آؤٹ کے وقت درج کریں۔ چیک آؤٹ کے ساتھ لکھی گئی کٹوتیاں آپ دونوں کو نظر آتی ہیں اور بعد میں ان پر بحث نہیں ہو سکتی۔
خلاصہ
- واجب تاریخ، مہلت اور بلنگ سائیکل Billing Settings میں ایک بار طے کر لیں۔
- لیٹ ہونے کا مطلب ہے اُس رہائشی کی اپنی واجب تاریخ اور آپ کی مہلت گزر جانا، سب کے لیے 1 تاریخ نہیں۔
- Payments ← Pending Payments: آج کس نے دینا ہے کے لیے Day wise، اور ہر مہینے ایک مقررہ دن By resident، پرانی اور بڑی رقم پہلے۔
- Download سے فہرست Room wise یا Day wise، PDF یا پرنٹ میں ملتی ہے، کمروں میں جانے کے لیے خالی Collected خانے کے ساتھ۔
- خودکار یاد دہانیاں اور ماہانہ گوشوارے پیڈ پلان پر دستیاب ہیں اور آپ کے ہاسٹل کے نام سے جاتے ہیں۔
- دو یاد دہانیاں کافی ہیں۔ اس سے زیادہ پر لوگ پڑھنا چھوڑ دیتے ہیں۔
- یاد دہانی اور گوشوارے کی ای میل میں Pay now لنک ہوتا ہے؛ ای میل کے بغیر رہائشیوں کے لیے ⋮ → Send pay link۔ اس طرح بھیجی گئی ہر ادائیگی آپ کی تصدیق کا انتظار کرتی ہے۔
مثالی اسکرینیں
عام سوالات
واجب تاریخ اور مہلت میں کیا فرق ہے؟
واجب تاریخ وہ دن ہے جب کرایہ متوقع ہوتا ہے، یعنی 1 تاریخ، 5 تاریخ، جو بھی آپ کا ہاسٹل رکھتا ہے۔ مہلت یہ ہے کہ آپ کتنے دن کی تاخیر برداشت کریں گے اس سے پہلے کہ کوئی لیٹ شمار ہو۔ تین سے پانچ دن عام ہیں۔
کیا یاد دہانیاں خود بخود جاتی ہیں؟
صرف اسی صورت میں جب آپ انہیں آن کریں، اور صرف پیڈ پلان پر۔ یہ پیغام آپ کے ہاسٹل کے نام سے آپ کے رہائشیوں کو جاتے ہیں، اس لیے انہیں آن کرنا جان بوجھ کر آپ کے ہاتھ میں رکھا گیا ہے۔
کیا میں دیکھ سکتا ہوں کہ آج کس نے دینا ہے؟
جی ہاں۔ Payments ← Pending Payments کھولیں اور Day wise چنیں۔ اس میں ہر وہ رہائشی ہے جس کا کرایہ یا کوئی اور چارج آج واجب ہے اور ادا نہیں ہوا، پھر مہینے کے پچھلے دنوں کے وہ جنہوں نے ابھی دینا ہے۔ تیر ایک دن پیچھے یا آگے لے جاتے ہیں۔
اب بھی مشکل ہے؟
واٹس ایپ پر ہمیں پیغام بھیجیں، اور ہو سکے تو اسکرین شاٹ ساتھ لگا دیں۔ جواب سب سے جلدی اسی طرح ملتا ہے۔