گائیڈ کے تمام ابواب
یہاں سے شروع کریں
روزمرہ کے کام
سیٹیں بھرنا
آپ کا عملہ اور رہائشی
مدد
آپ کا ڈیش بورڈ اور رپورٹیں
ڈیش بورڈ بتاتا ہے کہ ابھی ہاسٹل کا کیا حال ہے۔ رپورٹیں بتاتی ہیں کہ کیا ہوا، اور حالات بہتر ہو رہے ہیں یا خراب۔
نئی خصوصیات اور فرضی ڈیٹا والی تصاویر کے لیے تازہ انگریزی گائیڈ بھی دیکھیں۔
ہر اسکرین روز دیکھنے کی ضرورت نہیں۔ ڈیش بورڈ صبح کے لیے ہے، روزانہ کی رپورٹ شام کے لیے، اور ماہانہ ہندسے مہینے کے آخری دن کے لیے۔ یہ باب بتاتا ہے کہ ہر ایک کس سوال کا جواب دیتی ہے، تاکہ آپ باقی دو کو دیکھنا چھوڑ سکیں۔
ڈیش بورڈ: ابھی کیا حال ہے؟
اسے صبح کھولیں۔ یہ تین حصوں میں بنا ہوا ہے۔
پچھلے 24 گھنٹے
کل سے اب تک کون آیا، کون گیا، کتنا وصول ہوا اور کتنا خرچ ہوا۔ یہ آپ کی جانچ ہے کہ کل کا کام ٹھیک درج ہوا یا نہیں۔ اگر آپ نے 20,000 لیے تھے اور خانہ 12,000 دکھا رہا ہے تو کچھ درج ہونے سے رہ گیا ہے۔
یہ مہینہ
کل وصولی، اور اس کی تقسیم: کرایہ، سیکیورٹی، دیگر آمدنی اور بجلی۔ ساتھ ہی یہ کہ کتنے رہائشیوں نے پورا دیا، کتنوں نے کچھ، اور کتنوں نے بالکل نہیں۔ نقد اور بینک الگ الگ دکھائے جاتے ہیں، اور اب تک کے مہینے کا آپ کا منافع بھی۔
شروع سے اب تک
یہی تصویر ہاسٹل کی پوری عمر کی۔ اسے روز کے بجائے تین مہینے میں ایک بار دیکھنا کافی ہے، اور یہ جاننے کا سب سے تیز طریقہ ہے کہ کاروبار بڑھ رہا ہے یا نہیں۔
ڈیش بورڈ اس سوال کا جواب دیتا ہے کہ اس مہینے کتنی رقم آئی؟ پیمنٹس کا صفحہ اس کا جواب دیتا ہے کہ اس مہینے کا بل کتنا بنا؟ جو رہائشی جنوری کا کرایہ دسمبر میں دے دے، اس سے یہ دونوں ہندسے مختلف ہو جاتے ہیں، اور یہی درست ہے۔ کوئی غلط نہیں، دونوں الگ سوالوں کے جواب ہیں۔
روزانہ کی رپورٹ: آج کیا ہوا؟
Payments ← Daily Report. ایک صفحہ جو آپ بند کرنے کے وقت ایک منٹ میں پڑھ سکتے ہیں: آج کی ادائیگیاں، آج کے اخراجات، کون آیا اور کون گیا۔
یہ شام کی قدرتی عادت ہے، اور یہی وہ چیز ہے جو آپ اُس مالک کو بھیجتے ہیں جو موقع پر موجود نہیں۔ روزانہ پڑھنے کا مطلب ہے کہ غلطیاں اُس وقت پکڑی جاتی ہیں جب لوگوں کو لین دین ابھی یاد ہوتا ہے۔
رپورٹ ڈاؤن لوڈ یا پرنٹ کریں
Payments ← Daily Report ← Download. جتنے دن چاہیں، ان کی ایک فائل: ایک دن، ایک ہفتہ، ایک مہینہ، یا اپنی چنی ہوئی تاریخیں، ایک وقت میں زیادہ سے زیادہ ایک سال۔ ہر ریکارڈ الگ لائن میں ہوتا ہے اور آخر میں کل حساب، تاکہ آپ اسے پرنٹ کر سکیں، اپنے پاس رکھ سکیں، یا اپنے پارٹنر یا اکاؤنٹنٹ کو بھیج سکیں۔
- دن چنیں۔ آج، کل، پچھلے 7 دن، اس مہینے، پچھلا مہینہ، یا "تاریخیں منتخب کریں" سے کوئی بھی شروع اور آخری تاریخ۔ ونڈو وہی دن لے کر کھلتی ہے جو صفحے پر نظر آ رہے ہوں۔
- پی ڈی ایف یا تصویر چنیں۔ پی ڈی ایف ایک فائل ہے جو پرنٹ کی جا سکے یا رکھی جا سکے۔ تصویر میں ہر صفحے کی الگ تصویر بنتی ہے، جو واٹس ایپ پر بھیجنے میں آسان ہے۔ 20 صفحات سے لمبی رپورٹ ہمیشہ پی ڈی ایف بنتی ہے۔
- جو نہیں چاہیے وہ نکال دیں۔ "رپورٹ میں" کے نیچے کسی حصے پر ٹیپ کریں تو وہ رپورٹ سے نکل جاتا ہے۔ آخر کا کل حساب پھر بھی سب کچھ گنتا ہے۔
- پیش نظارہ دیکھیں، پھر ڈاؤن لوڈ یا پرنٹ کریں۔ پرنٹ کرنے پر صفحے نئی ونڈو میں پرنٹر کی سیٹنگز کے ساتھ کھلتے ہیں۔ لمبی رپورٹ کی سب سے صاف کاپی رکھنی ہو تو وہاں "Save as PDF" چنیں۔
اس میں کیا ہوتا ہے
- ایک سے زیادہ دن ہوں تو دن بہ دن کا جدول: ہر دن کی ادائیگیاں، دیگر آمدنی، پرانے واجبات، اضافی چارجز، اخراجات اور خالص رقم۔ لگاتار خالی دن ایک ہی لائن میں آ جاتے ہیں۔
- ادائیگیاں، ہر ادائیگی ایک لائن میں: کس نے دی، اس کا کمرہ، کس چیز اور کس مہینے کی تھی، نقد یا بینک اور حوالہ نمبر، کس نے درج کی، اور رقم۔
- میٹر کی بجلی، پرانے واجبات، اضافی چارجز، دیگر آمدنی، ایڈوانس اور ٹوکن، اور اخراجات، ہر ایک اپنی لائنوں اور اپنے کل کے ساتھ۔
- نئے رہائشی، دیے گئے کمرے، آنے والے اور جانے والے۔
- آخر میں کل حساب: آنے والی رقم نقد اور بینک میں الگ الگ، اخراجات، اور خالص رقم؛ چارج کے حساب سے ادائیگیاں اور قسم کے حساب سے اخراجات؛ جو درج ہوا مگر کل میں شامل نہیں (رہائشیوں کے لیے رکھے ایڈوانس اور ٹوکن، الگ رکھے گئے یا ابھی باقی اضافی چارجز، شامل کیے گئے پرانے واجبات، میٹر کی بجلی)؛ اور رہائشیوں کی گنتی۔ آخر میں دستخط کے لیے دو لائنیں ہوتی ہیں۔
کل حساب دن بہ دن کے ہندسے جمع کر کے بنتا ہے، اس لیے یہ انہی دنوں کی روزانہ رپورٹ سے ملتا ہے۔ رپورٹ میں ہندسے اُس وقت کے ہوتے ہیں جب آپ نے ونڈو کھولی۔ جس رپورٹ میں آج کا دن شامل ہو وہ دن ختم ہونے تک بدلتی رہتی ہے، اس لیے پکے ہندسوں کے لیے بعد میں دوبارہ ڈاؤن لوڈ کریں۔
اگر آپ پیمنٹ کی منظوری استعمال کرتے ہیں تو جو رقم ابھی منظوری کی منتظر ہے وہ رپورٹ میں شامل نہیں ہوتی، اور آخر میں ایک لائن بتاتی ہے کہ کتنی رقم منتظر ہے۔ منظوری سے پہلے گنی گئی ادائیگیوں پر Not approved لکھا ہوتا ہے۔ فون نمبر کبھی پرنٹ نہیں ہوتے۔ رپورٹ انگریزی میں بنتی ہے، چاہے ڈیش بورڈ اردو میں ہو۔ جو بھی روزانہ کی رپورٹ کھول سکتا ہے وہ اسے ڈاؤن لوڈ بھی کر سکتا ہے: آپ، اور وہ عملہ جسے آپ نے رپورٹس دیکھنے کی اجازت دی ہو۔
اگر کچھ گڑبڑ ہو
- پرنٹ پر کچھ نہیں ہوتا: ہو سکتا ہے براؤزر ڈیش بورڈ کی پاپ اپ ونڈوز روک رہا ہو۔ انہیں اجازت دیں، یا پی ڈی ایف ڈاؤن لوڈ کر کے وہ پرنٹ کریں۔
- براؤزر کئی ڈاؤن لوڈز کی اجازت مانگتا ہے: یہ تصویر والا انتخاب ہے جو ہر صفحے کی الگ تصویر محفوظ کرتا ہے۔ ایک بار اجازت دے دیں۔
- "ایک وقت میں زیادہ سے زیادہ ایک سال منتخب کریں": لمبی مدت حصوں میں ڈاؤن لوڈ کریں، مثلاً ایک ایک سال کر کے۔
- "بہت زیادہ کوششیں ہو گئیں": ایک منٹ رکیں، پھر دوبارہ کوشش کریں۔
- رپورٹ لوڈ نہیں ہوئی: انٹرنیٹ کنکشن دیکھیں اور "دوبارہ کوشش کریں" دبائیں۔ رپورٹ ڈاؤن لوڈ کرنے سے آپ کے ریکارڈ میں کبھی کچھ نہیں بدلتا۔
ہاسٹل کا تجزیہ: حالات بہتر ہو رہے ہیں؟
Performance ← Hostel Analytics آج کے بجائے رجحان کے بارے میں ہے: مہینہ بہ مہینہ وصولی، وقت کے ساتھ سیٹوں کا بھرنا، اور آمدنی کے مقابلے میں اخراجات۔
اس سے پوچھنے کے قابل سوال:
- پچھلے سال کے اسی وقت کے مقابلے میں میری سیٹیں زیادہ بھری ہیں یا کم؟
- لیٹ ادائیگی کرنے والے رہائشیوں کا تناسب بڑھ رہا ہے؟
- اخراجات کرائے سے زیادہ تیزی سے بڑھ رہے ہیں؟
- کون سے مہینے ہمیشہ سست رہتے ہیں، اور میں اشتہار ان سے پہلے دے رہا ہوں یا انہی کے دوران؟
اشتہار کے وزٹ: میرا اشتہار کام کر رہا ہے؟
Performance ← Ad Page Views بتاتا ہے کہ آپ کے ہاسٹل کا عوامی صفحہ کتنے لوگوں نے واقعی دیکھا۔
اس میں صرف اصل لوگ گنے جاتے ہیں؛ خودکار مشینیں نکال دی جاتی ہیں۔ اسی لیے ہندسہ خام گنتی سے چھوٹا آتا ہے اور کہیں زیادہ سچا ہوتا ہے۔ جب یہ کہے کہ پچھلے مہینے 300 لوگوں نے آپ کا ہاسٹل دیکھا، تو 300 لوگوں نے واقعی دیکھا ہے۔
اسے اپنی انکوائریوں کے ساتھ ملا کر پڑھیں، کیونکہ دونوں مل کر بتاتے ہیں کہ مسئلہ کہاں ہے:
| جو نظر آ رہا ہے | عام طور پر اس کا مطلب |
|---|---|
| وزٹ بہت کم | لوگ آپ تک پہنچ ہی نہیں رہے۔ تصویریں، نقشے کا نشان، اور قریب کی جگہوں کی فہرست دیکھیں۔ |
| وزٹ زیادہ، انکوائریاں کم | لوگ پہنچ رہے ہیں مگر جو دیکھ رہے ہیں وہ پسند نہیں آ رہا۔ عام طور پر تصویریں، یا علاقے کے حساب سے قیمت اوپر نیچے۔ |
| انکوائریاں زیادہ، آنے والے کم | مسئلہ پہلے رابطے کے بعد ہے: جواب دینے میں دیر، وزٹ کا تجربہ، یا اصولوں کا اچانک سامنے آنا۔ |
ماہانہ حساب
Payments ← Monthly Balances مہینے کے آخر کی تصویر ہے: ہر رہائشی کا بل کتنا بنا، اس نے کتنا دیا، اور کتنا آگے چلا گیا۔ یہ وہ اسکرین ہے جو مہینے کے آخری دن کھولنی چاہیے، اور وہی جو بقایا جات پر بات کرنے سے پہلے دیکھنی چاہیے۔
ہندسے باہر لے جانا
زیادہ تر فہرستیں برآمد کی جا سکتی ہیں، تاکہ آپ اکاؤنٹنٹ کو ایک شیٹ دے سکیں یا اپنے پاس آف لائن نقل رکھ سکیں۔ اسٹاف برآمد کر سکتا ہے یا نہیں، یہ آپ ہر شخص کی اجازتوں میں طے کرتے ہیں۔ کسی بھی دنوں کی پرنٹ کے قابل رپورٹ کے لیے روزانہ کی رپورٹ پر Download استعمال کریں۔
ایک چلنے والا معمول
- ہر صبح: ڈیش بورڈ، تیس سیکنڈ۔
- ہر شام: روزانہ کی رپورٹ، ایک منٹ۔ اسے کیش باکس سے ملا لیں۔
- مہینے میں ایک بار: ماہانہ حساب اور لیٹ والوں کی فہرست، ایک مقررہ دن پر۔
- تین مہینے میں ایک بار: تجزیہ اور اشتہار کے وزٹ، تاکہ طے کر سکیں کہ کیا بدلنا ہے۔
خلاصہ
- ڈیش بورڈ ابھی کے لیے، روزانہ کی رپورٹ آج کے لیے، تجزیہ رجحان کے لیے۔
- کتنا آیا اور کتنے کا بل بنا، یہ الگ سوال ہیں، اسی لیے دو اسکرینوں کے ہندسے درست طور پر مختلف ہو سکتے ہیں۔
- وزٹ میں اصل لوگ گنے جاتے ہیں، مشینیں نہیں، اس لیے ہندسے پر بھروسہ کیا جا سکتا ہے۔
- وزٹ، انکوائریاں اور آنے والے ملا کر دیکھیں تو صاف پتہ چلتا ہے کہ لوگ کہاں ہاتھ سے نکل رہے ہیں۔
- روزانہ کی رپورٹ اسی دن کیش باکس سے ملا لیں، جب دن ابھی تازہ ہو۔
- روزانہ کی رپورٹ سے جتنے دن چاہیں، ایک سال تک، پی ڈی ایف یا تصویروں میں ڈاؤن لوڈ کریں: ہر ریکارڈ الگ لائن میں، آخر میں کل حساب۔
مثالی اسکرینیں
عام سوالات
ڈیش بورڈ اور پیمنٹس والے صفحے کے ہندسے مختلف کیوں ہیں؟
دونوں الگ سوال کا جواب دیتے ہیں۔ ڈیش بورڈ بتاتا ہے کہ اس مہینے میں کتنی رقم آئی، یعنی آپ کا کیش۔ پیمنٹس کا صفحہ بتاتا ہے کہ ہر مہینے کا بل کتنا بنا۔ جو رہائشی جنوری کا کرایہ دسمبر میں دے دے، اس سے دونوں ہندسے مختلف ہو جاتے ہیں، اور یہی درست ہے۔
کیا میں دیکھ سکتا ہوں کہ کتنے لوگوں نے میرا اشتہار دیکھا؟
جی ہاں، Performance کے نیچے۔ اس میں صرف اصل لوگ گنے جاتے ہیں، خودکار مشینیں نکال دی جاتی ہیں۔ اس لیے ہندسہ چھوٹا آتا ہے مگر اس پر بھروسہ کیا جا سکتا ہے۔
اب بھی مشکل ہے؟
واٹس ایپ پر ہمیں پیغام بھیجیں، اور ہو سکے تو اسکرین شاٹ ساتھ لگا دیں۔ جواب سب سے جلدی اسی طرح ملتا ہے۔