گائیڈ کے تمام ابواب
یہاں سے شروع کریں
روزمرہ کے کام
سیٹیں بھرنا
آپ کا عملہ اور رہائشی
مدد
پیغامات، اطلاعات اور نوٹس بورڈ
لوگوں تک پہنچنے کے چار راستے ہیں، اور ہر ایک کا اپنا کام ہے: بات چیت کے لیے چیٹ، اعلان کے لیے نوٹس بورڈ، ضروری باتوں کے لیے واٹس ایپ اور ای میل، اور آپ کو خبردار کرنے کے لیے اطلاعات۔
نئی خصوصیات اور فرضی ڈیٹا والی تصاویر کے لیے تازہ انگریزی گائیڈ بھی دیکھیں۔
چار راستے ہیں، اور صحیح کام کے لیے صحیح راستہ چننا ہی اصل ہنر ہے۔ ہر چیز کے لیے سب استعمال کریں گے تو آپ کے رہائشی کسی کو بھی پڑھنا چھوڑ دیں گے۔ اپنے اسٹاف سے بات کے لیے Staff chat پانچواں راستہ ہے، جو رہائشیوں کو کبھی نظر نہیں آتا۔
کس کام کے لیے کون سا راستہ
| راستہ | اس کے لیے | کہاں پہنچتا ہے |
|---|---|---|
| چیٹ | کسی ایک رہائشی سے بات چیت: کوئی شکایت، درخواست، سوال، رسید یا ادائیگی کی یاد دہانی۔ | صرف اُسی شخص تک، اس کے اکاؤنٹ میں۔ |
| نوٹس بورڈ | سب کے لیے اعلان: کل پانی بند رہے گا، میس کے اوقات بدل رہے ہیں، عید کی چھٹیاں۔ | ہر رہائشی تک — ایپ میں، ای میل سے، دونوں سے یا بغیر اطلاع کے، جیسے آپ چنیں۔ |
| واٹس ایپ اور ای میل | وہ باتیں جو رہ نہیں جانی چاہئیں: ادائیگی کی یاد دہانی، ماہانہ گوشوارے، رسیدیں۔ | رہائشی کے موبائل یا ان باکس تک، ایپ سے باہر۔ |
| Staff chat | اپنے اسٹاف سے بات، اکیلے یا گروپ میں، اور انہیں انکوائری، وصول کرنے والی ادائیگی، رہائشی یا شکایت دینا۔ | آپ کی کسی بھی برانچ کے اسٹاف تک، ان کے ڈیش بورڈ میں۔ |
| آپ اور آپ کے اسٹاف کے لیے اطلاعات | آپ کو بتانا کہ کسی چیز پر توجہ چاہیے: نئی انکوائری، کوئی درخواست، کوئی منظوری۔ | آپ کے ڈیش بورڈ اور موبائل تک، اور اسٹاف کے ڈیش بورڈ اور موبائل تک، اُن حصوں کے لیے جو وہ کھول سکتے ہیں۔ |
رہائشیوں سے چیٹ
Chat ← Customer Chat کسی ایک رہائشی سے گفتگو ہے، جو آپ کے ذاتی واٹس ایپ میں بکھرنے کے بجائے ایک ہی سلسلے میں رہتی ہے۔ یہ آپ کے اپنے نمبر سے تین وجوہات کی بنا پر بہتر ہے:
- آپ کا اسٹاف جواب دے سکتا ہے بغیر اس کے کہ آپ اپنا ذاتی نمبر بانٹتے پھریں۔
- گفتگو رہائشی کے ریکارڈ کے ساتھ رہتی ہے، اس لیے میں نے مارچ میں آپ کو لیکیج کے بارے میں بتایا تھا جیسی بات جانچی جا سکتی ہے۔
- کوئی چھوڑ کر جائے تو گفتگو ہاسٹل کی تاریخ میں رہتی ہے، کسی ایک شخص کے موبائل میں نہیں۔
یہ صفحہ واٹس ایپ جیسا ہے۔ بائیں طرف (موبائل پر نیچے) حصے ہیں: Residents، Enquiries، Groups اور آپ کے لیے Staff، ساتھ Hide فہرست سمیٹنے کے لیے اور Hostel واپس جانے کے لیے۔ ان کے ساتھ فہرست ہے، سرچ اور فلٹرز کے ساتھ۔
یہاں رہنے والے کسی سے بھی چیٹ شروع کریں
- Chat ← Customer Chat کھولیں Residents میں پہلے آپ کی گفتگو آتی ہے۔ اس کے نیچے Start a new chat میں ہاسٹل میں رہنے والا ہر وہ شخص ہے جسے آپ نے ابھی تک نہیں لکھا، نام اور کمرے کے ساتھ۔
- بندہ ڈھونڈیں سرچ میں نام، کمرہ یا فون نمبر لکھیں؛ یہ دونوں فہرستوں میں ڈھونڈتا ہے۔ اوپر قلم والا بٹن (New chat) یہی لوگ ایک کھڑکی میں کھولتا ہے۔
- نام دبائیں اس کی گفتگو کھل جاتی ہے، اگر کبھی نہیں لکھا تو خالی۔ پہلا پیغام بھیجتے ہی یہ محفوظ ہو جاتی ہے۔
- صرف وہ رہائشی نظر آتے ہیں جو اس وقت ہاسٹل میں رہ رہے ہیں۔ جو چیک آؤٹ کر چکا ہو اس کی گفتگو ریکارڈ کے لیے رہتی ہے، لیکن نئے پیغام بند ہو جاتے ہیں۔
- Enquiries میں وہ لوگ ہیں جنہوں نے آپ کے پبلک صفحے سے لکھا اور ابھی بکنگ نہیں کی۔ یہ گفتگو وہ شروع کرتے ہیں؛ آپ جواب دیتے ہیں۔ لکھنے سے پہلے وہ گوگل سے، ای میل پر آئے کوڈ سے، یا واٹس ایپ پر آئے کوڈ سے لاگ ان کرتے ہیں، اس لیے ہر انکوائری کسی تصدیق شدہ ای میل یا نمبر سے آتی ہے؛ آپ کو صرف ان کا نام نظر آتا ہے۔ جس نے آن لائن کمرہ ریزرو کیا ہو، وہ بھی ریزرویشن کنفرم کرنے تک یہیں رہتا ہے۔
- جو گفتگو آپ پہلے کھول چکے ہوں وہ فوراً کھلتی ہے، اور وہ بھی جس پر آپ ماؤس رکھیں: اس کے پیغام پہلے سے منگوا لیے جاتے ہیں۔ ماؤس رکھنے سے وہ پڑھی ہوئی نہیں گنی جاتی؛ کھولنے سے گنی جاتی ہے۔
جب کوئی نیا شخص لکھے، اور جب آپ جواب دیں
- کسی نئے شخص کا پہلا پیغام فوراً پہنچتا ہے: آپ کی گھنٹی میں اور ہر اس اسٹاف ممبر کی گھنٹی میں جو Residents کھول سکتا ہے، انہی لوگوں کو ای میل پر، اور آپ کو WhatsApp پر۔ ہر نئی انکوائری پر ایک WhatsApp، چاہے بعد میں کتنے ہی پیغام آئیں۔
- ان کے بعد کے پیغام آپ کے فون یا براؤزر پر نوٹیفکیشن بن کر آتے ہیں، اور گفتگو بغیر پڑھے پڑی رہے تو گھنٹی میں بھی۔
- آپ جواب دیں اور پانچ منٹ بعد بھی انہوں نے نہ پڑھا ہو تو انہیں بتایا جاتا ہے: ان کی گھنٹی میں، اور اگر ان کی ای میل ہو اور وہ اس وقت Houstel استعمال نہیں کر رہے تو ای میل پر بھی۔ جس نے صرف موبائل نمبر سے اکاؤنٹ بنایا ہو، اسے ای میل شامل کرنے تک صرف گھنٹی میں بتایا جاتا ہے (چیٹ میں ای میل شامل کرنے کا آپشن آتا ہے)۔ پڑھنے تک ایک بار، ہر پیغام پر نہیں۔ اس اطلاع میں آپ کے ہاسٹل کا نام اور وہ نام ہوتا ہے جو آپ گاہکوں کو دکھاتے ہیں، فون نمبر کبھی نہیں۔
فہرست فلٹر کریں
سرچ کے نیچے والے بٹن فہرست کو چھوٹا کرتے ہیں، واٹس ایپ کی طرح:
- Unread: وہ گفتگو جن کے پیغام آپ نے نہیں پڑھے۔
- Needs reply: وہ گفتگو جن کا آخری پیغام ان کا ہے، یعنی وہ آپ کے جواب کے منتظر ہیں۔
- Online: وہ رہائشی جن کی ایپ ابھی کھلی ہے، ان سمیت جنہیں آپ نے ابھی تک نہیں لکھا۔
- Floor: ایک وقت میں ایک منزل؛ سب منزلیں دوبارہ دیکھنے کے لیے اس کا × دبائیں۔
Staff میں یہ بٹن Unread اور Active now ہیں۔ بٹن پر لکھا نمبر بتاتا ہے کہ وہ کتنی چیزیں دکھائے گا۔
آپ کس سے بات کر رہے ہیں
رہائشی کی گفتگو کے اوپر اس کا نام، وہ آخری بار کب آن لائن تھا، اور اس کا کمرہ اور منزل نظر آتے ہیں۔
- اس کا نام اس کی ادائیگیاں کھولتا ہے۔ بٹوے والا بٹن بھی ادائیگیاں کھولتا ہے، اور شخص والا بٹن اس کی پروفائل۔
- اس کا کمرہ: اس پر ماؤس رکھیں (موبائل پر دبائیں) تو اس کمرے میں رہنے والے سب لوگ نظر آتے ہیں۔ کسی کا نام دبائیں تو اس کی گفتگو کھل جاتی ہے۔ کمرے پر کلک کرنے سے کمرے کا صفحہ کھلتا ہے؛ موبائل پر فہرست میں Open room استعمال کریں۔
- ہر چیز صرف اسی کے لیے کھلتی ہے جسے وہ صفحہ دیکھنے کی اجازت ہو؛ باقیوں کے لیے نام سادہ تحریر ہے۔
تصویر یا اسکرین شاٹ بھیجیں
- پیغام کے خانے کے ساتھ + دبائیں Photo or screenshot چنیں اور ایک یا زیادہ تصویریں چنیں (10 تک)۔ آپ اسکرین شاٹ پیغام کے خانے میں پیسٹ بھی کر سکتے ہیں، یا تصویریں گفتگو پر کھینچ کر چھوڑ سکتے ہیں۔
- چاہیں تو کیپشن لکھیں تصویریں خانے کے اوپر انتظار کرتی ہیں، ہر ایک پر × کے ساتھ تاکہ نکال سکیں۔ جو آپ لکھیں وہ پہلی تصویر کے ساتھ جاتا ہے۔
- بھیجیں ہر تصویر الگ پیغام بن کر جاتی ہے۔ گفتگو میں تصویر دبائیں تو وہ پوری اسکرین پر کھلتی ہے۔
- رہائشی بھی اپنے اکاؤنٹ سے اسی طرح آپ کو تصویریں اور اسکرین شاٹ بھیج سکتے ہیں، مثلاً ادائیگی کا اسکرین شاٹ۔
- تصویریں اور اسکرین شاٹ (JPG، PNG، WebP، GIF)، ہر ایک 10 MB تک۔ یہ چھوٹی کر کے رکھی جاتی ہیں، فون کی ڈالی ہوئی تفصیلات کے بغیر، جیسے تصویر کہاں لی گئی۔
- انکوائری میں تصویریں کوئی بھی نہیں بھیج سکتا: وہاں فون نمبر نہ دینے کا اصول بے معنی ہو جائے اگر نمبر کی تصویر بھیجی جا سکے۔ تصویریں یہاں رہنے والوں کے لیے ہیں۔
- Houstel فون ایپ میں تصویر “📷 Photo” لکھی نظر آتی ہے؛ اسے دیکھنے کے لیے ویب سائٹ پر چیٹ کھولیں۔
پیغام میں ادائیگی، بینک اکاؤنٹ یا بجلی کا بل ڈالیں
کسی رہائشی کی گفتگو میں پیغام کے خانے کے ساتھ + آپ کے لیے پیغام بھی لکھ دیتا ہے۔ جب تک آپ بھیجیں نہ دبائیں کچھ نہیں جاتا، اس لیے پہلے آپ اسے بدل سکتے ہیں۔
- پیغام کے خانے کے ساتھ + دبائیں Payments، Bank accounts یا Electricity bill چنیں۔
- Payments رہائش کا ہر مہینہ، اس کے بل اور اس بات کے ساتھ کہ وہ Paid، Part paid یا Not paid ہے، پھر سیکیورٹی یا داخلہ فیس۔ جس مہینے میں رقم آئی ہو وہ اپنے لنک کے ساتھ رسید دیتا ہے؛ جس میں کچھ ادا نہ ہوا ہو وہ واجب رقم کی یاد دہانی دیتا ہے۔ ایک سے زیادہ چیزیں باقی ہوں تو Everything still owed سب کو کل رقم کے ساتھ ایک یاد دہانی میں ڈال دیتا ہے۔
- Bank accounts وہ اکاؤنٹ جو آپ کے رہائشی اپنی Pay اسکرین پر دیکھتے ہیں، ٹائٹل، نمبر اور IBAN کے ساتھ۔ ایک چنیں، یا ایک سے زیادہ ہوں تو All accounts۔
- Electricity bill کسی مہینے کے بل میں اس کا حصہ: کمرے نے کتنے یونٹ استعمال کیے، ریٹ، کمرے کا کل بل، کتنے رہائشیوں میں تقسیم ہوا، اور کتنا باقی ہے۔
- پڑھ کر بھیجیں الفاظ پیغام کے خانے میں آ جاتے ہیں۔ کچھ اور ڈالیں تو وہ اسی پیغام میں شامل ہو جاتا ہے، اوپر ایک ہی سلام اور آخر میں ایک بار آپ کے ہاسٹل کا نام۔
Payments اور Electricity bill کے لیے Payments کی اجازت چاہیے؛ جن کے پاس نہیں انہیں یہ ہلکے رنگ میں بند نظر آتے ہیں۔ Bank accounts میں صرف وہ اکاؤنٹ آتے ہیں جن پر Payments ← Bank Accounts میں Show to residents آن ہو۔ رہائشیوں سے چھپا اکاؤنٹ یہاں کبھی نہیں آتا؛ سب چھپے ہوں تو فہرست یہی بتاتی ہے۔ رسید کا لنک وہی ہے جو Payments کا صفحہ شیئر کرتا ہے اور لاگ ان کے بغیر کھلتا ہے۔ لنک نہ بن سکے تو پیغام اس کی جگہ بتاتا ہے کہ رقم کیسے اور کب ادا ہوئی۔ انکوائری یا بند گفتگو میں + نظر نہیں آتا۔
کسی بھی صفحے سے چیٹ
ہر صفحے کے اوپر Chat کا بٹن دائیں طرف ایک پینل کھولتا ہے (موبائل پر پوری اسکرین)، تاکہ آپ جو کام کر رہے ہیں اسے چھوڑے بغیر رہائشی کو جواب دے سکیں۔ اس پر لکھا نمبر رہائشیوں اور اسٹاف دونوں کے وہ پیغام گنتا ہے جو آپ نے ابھی نہیں پڑھے۔ آپ اور Houstel.pk ٹیم کو پینل کے اوپر Residents اور My Staff ملتے ہیں جن سے دونوں میں آتے جاتے ہیں؛ اسٹاف کو صرف Residents نظر آتا ہے۔
- Chat دبائیں یہ Residents پر کھلتا ہے: یہاں رہنے والا ہر شخص، آن لائن والے پہلے، کمرے اور فلور کے ساتھ۔ سرچ میں نام، کمرہ یا فلور ڈھونڈیں، اور By room انہیں کمرہ وار دکھاتا ہے۔ اگر صرف آپ کے اسٹاف نے لکھا ہو تو یہ My Staff پر کھلتا ہے۔
- اس کی قطار میں چیٹ کا بٹن دبائیں اس کی گفتگو پینل ہی میں کھل جاتی ہے، اگر کبھی نہیں لکھا تو خالی۔ نام دبانے سے اس کی ادائیگیاں کھلتی ہیں، یہاں بھی اور گفتگو کے اوپر بھی۔
- لکھیں، تصویر یا ریکارڈ ڈالیں اور بھیجیں پیغام کا خانہ Chat کے صفحے جیسا ہے: + سے تصویر یا اسکرین شاٹ بھیجیں، یا Payments، Bank accounts یا Electricity bill ڈالیں؛ مسکراتے چہرے سے ایموجی۔ اسکرین شاٹ خانے میں پیسٹ بھی کر سکتے ہیں یا تصویر گفتگو پر کھینچ کر چھوڑ سکتے ہیں۔ Enter سے پیغام جاتا ہے، Shift+Enter سے نئی سطر۔
- چاہیں تو Chat کے صفحے پر جاری رکھیں اوپر بڑا کرنے والا بٹن (Open in full chat) یہی گفتگو Chat کے صفحے پر کھولتا ہے، جو لکھا ہے اس سمیت۔ پیچھے والا تیر فہرست پر واپس لاتا ہے۔
Staff chat (اسٹاف سے چیٹ)
Staff chat آپ اور آپ کے اسٹاف کے لیے ہے، رہائشیوں والی چیٹ سے الگ۔ ہر صفحے کے اوپر Chat کے بٹن سے کھلنے والے پینل میں My Staff، اور Chat ← Customer Chat میں Staff (بائیں طرف، یا موبائل پر نیچے)، صرف ہاسٹل مالک اور Houstel.pk ٹیم کو نظر آتے ہیں؛ اسٹاف کے پاس یہ نہیں ہوتے۔ ان پر لکھا نمبر وہ پیغام گنتا ہے جو آپ نے ابھی نہیں پڑھے۔ دونوں ایک ہی گفتگو کھولتے ہیں۔
- My Staff کھولیں کسی بھی صفحے کے اوپر Chat دبائیں، پھر پینل کے اوپر My Staff (موبائل پر پوری اسکرین): پہلے آپ کے گروپ، پھر آپ کی سب برانچوں کا ہر اسٹاف ممبر، اس کے عہدے، برانچ، اور Active now یا آخری بار کب فعال تھا، جیسے Active 2 hours ago، کے ساتھ۔ جو ابھی فعال ہیں وہ پہلے آتے ہیں۔
- کسی ایک کو پیغام بھیجیں نام دبائیں، لکھیں، اور Enter یا بھیجنے کا بٹن دبائیں۔ Shift+Enter سے نئی سطر شروع ہوتی ہے۔ مسکراتا چہرہ ایموجی ڈالتا ہے، اور + انکوائری، وصول کرنے والی ادائیگی، رہائشی یا کھلی شکایت جوڑتا ہے، جیسے نیچے Staff ٹیب میں۔
- گروپ بنائیں New group دبائیں، نام لکھیں، لوگ چنیں اور Make group دبائیں۔ آپ اپنے ہر گروپ میں ہمیشہ رہتے ہیں۔ گروپ میں Manage سے نام بدلیں، لوگ شامل کریں یا نکالیں، یا گروپ اس کے پیغامات سمیت حذف کریں۔
- چیٹ میں انکوائری شیئر کریں انکوائری پر Share دبائیں، Staff chat کا ٹیب چنیں، لوگ یا گروپ چنیں (30 تک)، چاہیں تو پیغام لکھیں، اور Send دبائیں۔ چیٹ میں اس شخص کا نام، انکوائری کی قسم اور وقت آتا ہے، فون نمبر یا ای میل کبھی نہیں۔ Open lead پڑھنے والے کو انکوائری تک لے جاتا ہے اگر وہ اس کی کسی ایسی برانچ پر ہو جہاں وہ کام کرتا ہے یا جس کے ساتھ شیئر ہوئی ہو؛ باقیوں کو Not shared with your branch دکھتا ہے۔
- یا Chat میں Staff ٹیب استعمال کریں Chat ← Customer Chat ← Staff میں رہائشیوں کی گفتگو کے ساتھ وہی گروپ اور لوگ ہیں؛ وہاں بھی New group سے گروپ بنتا ہے۔ گفتگو میں پیغام کے خانے کے ساتھ + آپ کے اگلے پیغام کے ساتھ ایک چیز جوڑتا ہے: کوئی انکوائری (وزٹ، ریزرویشن، فیس بک اور قریبی انکوائریاں)، وصول کرنے والی ادائیگی (کس پر کتنا باقی ہے، Pending Payments سے)، کوئی رہائشی، یا کوئی کھلی شکایت۔ بھیجنے تک یہ خانے کے اوپر نظر آتی ہے؛ × سے ہٹ جاتی ہے۔ آپ اسے پیغام کے ساتھ یا اس کے بغیر بھیج سکتے ہیں۔
جو آپ جوڑتے ہیں وہ ایک کارڈ کی صورت آتا ہے: کیا ہے، نام، اور ایک دو سطریں، جیسے کتنی رقم اور کن مہینوں کی باقی ہے اور کمرہ۔ فون نمبر یا ای میل کبھی نہیں، اور شکایت لکھنے والے کا نام کبھی نہیں؛ اسٹاف کے بارے میں شکایتیں یہاں آتی ہی نہیں۔ کارڈ کا بٹن (Open payments، Open resident، Open complaint یا Open lead) پڑھنے والے کو وہاں صرف تب لے جاتا ہے جب وہ اس برانچ پر کام کرتا ہو اور اس حصے کی اجازت رکھتا ہو؛ باقیوں کو بتاتا ہے کہ وہ اسے نہیں کھول سکتے۔ ادائیگی والے کارڈ پر رقم وہ ہے جو بھیجتے وقت باقی تھی؛ تازہ رقم ہمیشہ Payments کے صفحے پر ہے۔
آپ کا اسٹاف کیسے جواب دیتا ہے
- جب آپ لکھتے ہیں تو گفتگو کے ہر شخص کو گھنٹی میں، اور اگر انہوں نے اجازت دی ہو تو موبائل یا براؤزر پر، ایک اطلاع ملتی ہے، ہر پیغام پر الگ نہیں، جب تک وہ پڑھ نہ لیں۔ اطلاع گفتگو کھولتی ہے اور وہ وہیں جواب دیتے ہیں۔ بعد میں دوبارہ کھولنی ہو تو وہی اطلاع پھر کھولیں۔
- اسٹاف کو صرف وہ گفتگو نظر آتی ہے جس میں وہ شامل ہوں۔ وہ اسٹاف کی فہرست نہیں دیکھ سکتے، نئی چیٹ شروع نہیں کر سکتے اور گروپ نہیں بنا سکتے۔
- جسے آپ گروپ سے نکال دیں اسے وہ گروپ نظر نہیں آتا۔ جو اسٹاف ممبر آپ کے ہاسٹلوں سے ہٹا دیا جائے یا بند کر دیا جائے وہ فہرست سے نکل جاتا ہے۔
- کھلی گفتگو میں نئے پیغام چند سیکنڈ میں آ جاتے ہیں۔ کوئی فوری بات ہو تو فون کریں۔
نوٹس بورڈ
Help Desk ← Notice Board. ایک بار لگا دیں اور ہر رہائشی کو اس کے اکاؤنٹ میں نظر آ جاتا ہے۔ جو بات پوری عمارت پر لاگو ہو، اس کے لیے صحیح جگہ یہی ہے۔
رہائشیوں کو کیسے اطلاع دی جائے
نوٹس کے فارم میں Notify residents کے نیچے ایک چنیں:
- In the app: ہر رہائشی کے ڈیش بورڈ پر گھنٹی، اور جہاں انہوں نے اجازت دی ہو وہاں فون یا براؤزر پر اطلاع۔
- Email: ہر اُس رہائشی کو ای میل جس کا ای میل ایڈریس ہو اور جس نے ای میلز بند نہ کی ہوں۔
- App and email: دونوں۔
- Don't notify: نوٹس خاموشی سے بورڈ پر لگ جاتا ہے۔ رہائشی اپنا ڈیش بورڈ کھولیں تو دیکھ لیتے ہیں۔
لگانے سے پہلے فارم بتا دیتا ہے کہ آج اس برانچ میں کتنے رہائشی رہ رہے ہیں اور ہر انتخاب ان میں سے کتنوں تک پہنچے گا، مثلاً “130 currently living residents will be notified in the app, and 42 of them by email too”۔ آپ کا انتخاب اگلے نوٹس کے لیے یاد رکھا جاتا ہے۔
- صرف وہی رہائشی اطلاع پاتے ہیں جو نوٹس لگنے کے وقت برانچ میں رہ رہے ہوں۔ شیڈول کیا ہوا نوٹس لگنے کے وقت اطلاع دیتا ہے، محفوظ کرنے کے وقت نہیں۔ ڈرافٹ کسی کو اطلاع نہیں دیتا جب تک آپ اسے لگا نہ دیں۔
- اطلاع ایک ہی بار جاتی ہے۔ بعد میں نوٹس میں تبدیلی سے دوبارہ اطلاع نہیں جاتی؛ فارم بتاتا ہے کہ اطلاع کب اور کیسے گئی، اور بورڈ پر ہر نوٹس کے نیچے “Notified in the app”، “Notified by email” وغیرہ لکھا ہوتا ہے۔
- ای میل آپ کی برانچ کی ماہانہ ای میلز میں سے جاتی ہے اور Emails ← All Emails میں نظر آتی ہے، اُن رہائشیوں سمیت جن تک نہیں پہنچ سکی اور اس کی وجہ۔ اگر اس مہینے کافی ای میلز باقی نہ ہوں تو فارم پہلے خبردار کرتا ہے؛ پھر ای میل کسی کو نہیں جاتی اور آپ کو اطلاع ملتی ہے۔ نوٹس اور ایپ کی اطلاع پھر بھی جاتی ہے۔
- اسٹاف Email صرف Emails to residents کی اجازت کے ساتھ چن سکتا ہے۔ اس کے بغیر ان کے پاس In the app اور Don't notify ہیں۔
Notice Board کے ساتھ والا نمبر
سائیڈبار میں Help Desk ← Notice Board کے ساتھ ایک چھوٹا نمبر ہوتا ہے: وہ نوٹس جو رہائشی اس وقت دیکھ سکتے ہیں، اور سہولت کی وہ ٹائلز جو Working پر نہیں ہیں۔ جب کوئی ٹائل رہائشیوں کو بتا رہی ہو کہ کچھ کام نہیں کر رہا تو یہ نمبر نارنجی ہو جاتا ہے، تاکہ “Water: Not working” جو آپ واپس بدلنا بھول گئے ہوں، نظر میں رہے۔ نمبر پر پوائنٹر رکھیں تو پتا چلتا ہے یہ کیا گن رہا ہے۔ یہ الرٹ نہیں ہے اور Help Desk کے نمبر میں شامل نہیں ہوتا۔
وہ نوٹس جو واقعی پڑھے جاتے ہیں:
- مختصر۔ دو تین سطریں۔
- واضح۔ جمعرات صبح 9 سے دوپہر 2 بجے تک پانی بند رہے گا، نہ کہ مرمت کا کام متوقع ہے۔
- پہلے سے لگائے گئے، اُسی دن صبح نہیں۔
- اُس زبان میں لکھے ہوئے جو آپ کے رہائشی واقعی پڑھتے ہیں۔
واٹس ایپ اور ای میل
یہ پلیٹ فارم سے باہر نکل کر کسی کے موبائل تک پہنچتے ہیں، اس لیے انہیں کم اور سوچ سمجھ کر استعمال کیا جاتا ہے۔ ادائیگی کی یاد دہانی، ماہانہ گوشوارے اور رسیدیں ان کے اصل استعمال ہیں۔
ہر واٹس ایپ پیغام پر اصل خرچہ آتا ہے اور، اس سے بھی بڑھ کر، لوگوں کی توجہ خرچ ہوتی ہے۔ جو ہاسٹل ہر بات پر اپنے رہائشیوں کو پیغام بھیجتا ہے، وہ انہیں یہ سکھا دیتا ہے کہ اُس پیغام کو بھی نظرانداز کر دیں جو واقعی اہم تھا۔ نظام جان بوجھ کر خاموش رکھا گیا ہے، تاکہ جب کچھ آئے تو پڑھا جائے۔
جاننے کے قابل باتیں
- رہائشی پیغام بند کروا سکتے ہیں۔ جو واٹس ایپ پر STOP لکھ دے، یا ای میل میں دیے گئے لنک سے انکار کر دے، اسے دوبارہ اجازت دینے تک پیغام نہیں جاتے۔ یہ ان کا حق ہے اور ہر جگہ اس پر عمل ہوتا ہے۔
- جس رہائشی کا فون نمبر یا ای میل درج نہیں، اسے کچھ نہیں پہنچتا۔ کوئی کہے کہ اسے کبھی کچھ نہیں ملتا تو پہلے اس کی پروفائل دیکھیں۔ دس میں سے نو بار جواب وہیں ہوتا ہے۔
- خودکار یاد دہانیوں اور گوشواروں کے لیے پیڈ پلان چاہیے۔ یہ آپ کے ہاسٹل کے نام سے جاتے ہیں، اس لیے ختم شدہ اکاؤنٹ پر یہ رک جاتے ہیں، آپ کے رہائشیوں کو لکھتے نہیں رہتے۔
آپ کے لیے اطلاعات
اوپر والی پٹی میں گھنٹی آپ کی اُن چیزوں کی فہرست ہے جن پر توجہ چاہیے۔ نئی انکوائریاں اور ریزرویشن، کمرہ بدلنے اور چیک آؤٹ کی درخواستیں، کنفرم کرنے والی ادائیگیاں، سپورٹ کے پیغام، منظوری کے فیصلے، سبسکرپشن کی یاد دہانیاں، اور ہر صبح یہ کہ آج کون جا رہا ہے۔
ہر اطلاع آپ کو سیدھا اُسی چیز پر لے جاتی ہے جس کے بارے میں وہ ہے، اس لیے آپ کو ڈھونڈنے نہیں جانا پڑتا۔ ایک سے زیادہ ہاسٹل ہوں تو گھنٹی میں سب کی اطلاعات ہاسٹل کے نام کے ساتھ آتی ہیں، اور اطلاع کھولنے پر آپ اسی ہاسٹل میں پہنچ جاتے ہیں۔ اہم اطلاعات آپ تک واٹس ایپ پر بھی پہنچ سکتی ہیں، تاکہ نئی انکوائری اُس وقت بھی آپ تک آئے جب آپ میز پر نہ ہوں۔ یہ سننے میں جتنا معمولی لگتا ہے اس سے زیادہ اہم ہے: انکوائری اُسی کو ملتی ہے جو پہلے جواب دے۔
سائیڈبار میں سرخ نمبر
Payments، Leads، Help Desk یا Residents کے ساتھ سرخ نمبر بتاتا ہے کہ وہاں کیا انتظار میں ہے: نئی انکوائریاں، کنفرم کرنے والی ادائیگیاں، کھلے ٹکٹ اور شکایات، اور کمرہ بدلنے کے پلان۔ وہ صفحہ یا اپنی گھنٹی کھولتے ہی نمبر چلا جاتا ہے، اور کچھ نیا آنے پر واپس آ جاتا ہے۔ صفحے کی فہرست میں سب کچھ رہتا ہے، اس لیے کھولنے سے کچھ ضائع نہیں ہوتا۔ نمبر ہر ڈیوائس پر الگ یاد رہتے ہیں، یعنی فون اور کمپیوٹر اپنے اپنے۔ Chat کا نمبر مختلف ہے: وہ پیغام پڑھنے پر جاتا ہے۔
آپ کے اسٹاف کو بھی ملتی ہیں
ہر اسٹاف کو اُن حصوں کی اطلاعات ملتی ہیں جو اس کی اجازتیں اسے کھولنے دیتی ہیں: اس کی اپنی گھنٹی میں، اس کے موبائل پر، اور جن پر کچھ کرنا ہو وہ ای میل پر بھی۔ وزٹ سنبھالنے والے وارڈن کو نئے وزٹ کا پتہ چلتا ہے، اور جس کے پاس Payments نہیں اسے کسی ادائیگی کی خبر نہیں جاتی۔ واٹس ایپ اطلاعات آپ ہی کے پاس رہتی ہیں۔ اسی طرح سبسکرپشن اور بلنگ کی یاد دہانیاں، بینک اکاؤنٹ کی تبدیلیاں، آپ کی روزانہ، ہفتہ وار اور ماہانہ رپورٹیں، اور اسٹاف کے بارے میں شکایات بھی۔
آپ کسی ایک شخص کی اطلاعات بند کر سکتے ہیں، اس کی رسائی بدلے بغیر۔ اسٹاف کے لیے اطلاعات میں لکھا ہے کہ ہر حصہ کیا بھیجتا ہے، اور جس کی اطلاعات بند ہوں اسے پھر بھی کیا ملتا ہے۔
رہائشیوں کی درخواستیں
Residents ← Customer Requests میں وہ سب آتا ہے جو آپ کے رہائشی اپنے اکاؤنٹ سے مانگتے ہیں: کمرہ بدلنا، چیک آؤٹ، یا کسی ادائیگی کے بارے میں سوال۔ ہر ایک وہ چیز ہے جسے آپ منظور یا مسترد کرتے ہیں، اور ساتھ تاریخ درج ہوتی ہے کہ کب مانگی گئی۔
یہ سیڑھیوں پر ہونے والی اُسی بات چیت سے کہیں زیادہ کارآمد ہے: آپ کو نوٹس تحریری طور پر اور تاریخ کے ساتھ مل جاتا ہے، اور رہائشی کو نظر آتا رہتا ہے کہ اس کی درخواست کہاں پہنچی، اسے کل دوبارہ پوچھنا نہیں پڑتا۔
اسے ٹھیک چلانے کے لیے
- فون نمبر درست رکھیں چیٹ کے علاوہ ہر راستہ انہی پر چلتا ہے۔
- سب کے لیے نوٹس بورڈ، ایک شخص کے لیے چیٹ ایک رہائشی کے لیے بنی بات سب کو بھیج دینا ہی نجی معاملے کو عوامی بنا دیتا ہے۔
- ایک ہی بات کے لیے چار راستے استعمال نہ کریں ایک یاد دہانی، ایک فالو اپ۔ اس سے زیادہ شور لگتا ہے، اور شور کو لوگ خاموش کر دیتے ہیں۔
خلاصہ
- ایک رہائشی کے لیے چیٹ، سب کے لیے نوٹس بورڈ، اور جو رہ نہ جائے اس کے لیے واٹس ایپ اور ای میل۔
- ہاسٹل کی گفتگو اپنے ذاتی نمبر کے بجائے چیٹ میں رکھیں۔ اسٹاف جواب دے سکتا ہے اور ریکارڈ رہتا ہے۔
- واٹس ایپ جان بوجھ کر کم استعمال ہوتا ہے، تاکہ جو پیغام آئے وہ پڑھا جائے۔
- رہائشی پیغام بند کروا سکتے ہیں، اور جس کا نمبر درج نہیں اسے کچھ نہیں پہنچتا۔ پہلے پروفائل دیکھیں۔
- آپ کی اطلاعات سیدھا اُسی چیز پر لے جاتی ہیں جس پر توجہ چاہیے۔ اہم اطلاعات موبائل پر رکھیں۔
- اسٹاف کو اُن حصوں کی اطلاعات ملتی ہیں جو وہ کھول سکتے ہیں۔ واٹس ایپ اطلاعات آپ کے پاس رہتی ہیں۔
- رہائشی کی چیٹ میں + تصویر یا اسکرین شاٹ بھیجتا ہے، یا آپ کے بھیجنے کے لیے رسید، ادائیگی کی یاد دہانی، آپ کے بینک کی تفصیل یا اس کا بجلی کا بل پیغام میں لکھ دیتا ہے۔ رہائشی بھی تصویریں بھیج سکتے ہیں؛ انکوائری صرف تحریر رہتی ہے۔
- Unread، Needs reply، Online اور Floor فہرست چھوٹی کرتے ہیں؛ اوپر نام اس کی ادائیگیاں کھولتا ہے اور کمرہ بتاتا ہے کہ اور کون وہاں رہتا ہے۔
- ہر صفحے کے اوپر Chat کے بٹن میں Residents اور، آپ کے لیے، My Staff ہیں: صفحہ چھوڑے بغیر وہیں رہائشی سے چیٹ کریں، تصویریں اور Insert سمیت۔
- Staff chat آپ اور آپ کے اسٹاف کے لیے ہے۔ My Staff اور Chat میں Staff ٹیب صرف آپ اور Houstel.pk ٹیم کے پاس ہیں؛ اسٹاف اطلاع سے جواب دیتا ہے۔
مثالی اسکرینیں
عام سوالات
کیا ہر تبدیلی پر رہائشیوں کو واٹس ایپ چلا جائے گا؟
نہیں۔ واٹس ایپ کم اور صرف واقعی ضروری باتوں پر استعمال ہوتا ہے۔ ہر پیغام پر اصل خرچہ آتا ہے، اور جو ذریعہ شور مچانے لگے لوگ اسے پڑھنا چھوڑ دیتے ہیں۔
رہائشی کہتا ہے اسے پیغام ملا ہی نہیں۔
پہلے دیکھیں کہ اس کی پروفائل میں فون نمبر اور ای میل موجود ہیں یا نہیں، اور کہیں اس نے پیغام بند تو نہیں کروا رکھے۔ جس نے واٹس ایپ پر STOP لکھ دیا ہو، اسے دوبارہ اجازت دینے تک پیغام نہیں جاتے۔
کیا میں Houstel.pk کے اندر اپنے اسٹاف کو پیغام بھیج سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ کسی بھی صفحے کے اوپر Chat دبائیں اور پھر My Staff، یا Chat میں Staff کا ٹیب کھولیں: آپ کا سارا اسٹاف، کون ابھی فعال ہے، اور کسی ایک کو یا اپنے بنائے گروپ کو پیغام۔ اسٹاف کے پاس My Staff اور یہ ٹیب نہیں؛ انہیں اطلاع ملتی ہے اور وہ اسی سے جواب دیتے ہیں۔
کیا میں جس صفحے پر ہوں اسے چھوڑے بغیر رہائشی سے چیٹ کر سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ کسی بھی صفحے کے اوپر Chat دبائیں، پھر رہائشی کی قطار میں چیٹ کا بٹن۔ گفتگو پینل ہی میں کھلتی ہے: + سے تصویر یا اسکرین شاٹ، ادائیگیاں، بینک اکاؤنٹ یا بجلی کا بل، اور مسکراتے چہرے سے ایموجی۔ بڑا کرنے والا بٹن اسے Chat کے صفحے پر کھولتا ہے۔
کیا میں اور رہائشی چیٹ میں تصویریں یا اسکرین شاٹ بھیج سکتے ہیں؟
جی ہاں، رہائشی کی چیٹ میں۔ پیغام کے خانے کے ساتھ + دبائیں اور Photo or screenshot چنیں، یا اسکرین شاٹ خانے میں پیسٹ کریں۔ رہائشی بھی اسی طرح آپ کو تصویریں بھیج سکتے ہیں، مثلاً ادائیگی کا اسکرین شاٹ۔ انکوائری چیٹ صرف تحریر رہتی ہے۔
کیا میں چیٹ میں رہائشی کو اس کی رسید، ادائیگی کی یاد دہانی یا اپنے بینک کی تفصیل بھیج سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ اس کی گفتگو میں پیغام کے خانے کے ساتھ + دبائیں اور Payments، Bank accounts یا Electricity bill چنیں۔ پیغام آپ کے لیے خانے میں لکھ دیا جاتا ہے؛ پڑھ کر بھیجیں دبائیں۔
اب بھی مشکل ہے؟
واٹس ایپ پر ہمیں پیغام بھیجیں، اور ہو سکے تو اسکرین شاٹ ساتھ لگا دیں۔ جواب سب سے جلدی اسی طرح ملتا ہے۔